Уведомление за поверителност

С настоящото „НОВА ТРЕЙД“ ЕООД, ЕИК 115144922 („НОВА ТРЕЙД“, „Ние“, „Дружеството“) предоставя информация за Вашите лични данни, които могат да бъдат обработвани при постъпване на работа, при сключване на граждански договор и при изпълнение на трудов или граждански договор с „НОВА ТРЕЙД“.

Настоящото уведомление допълва Политиката за поверителност при управлението на човешките ресурси на „НОВА ТРЕЙД“, която определя процедурите и дейностите по обработка на лични данни при селекцията на кандидати за работа, сключване и администриране на трудови и граждански договори.

Това уведомление има за цел да ви помогне да разберете защо и как може да използваме вашата информация. Списъците и примерите по-долу са илюстративни, неизчерпателни и не са напълно представителни за всеки служител в рамките на Дружеството.

Какви Ваши лични данни обработваме?

“Лични данни” означава всяка информация за Вас, от която бихте могли да бъдете идентифицирани, включително информация, която може да бъде защитена съгласно приложимото национално и европейско законодателство.

„Чувствителни лични данни“ са данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, биометрични данни за целите единствено на идентифицирането на физическо лице, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице. По отношение на тях „НОВА ТРЕЙД“ прилага специални мерки за защита и ги обработва на основание своето законово задължение като работодател.

Личните данни на служителите и лицата по гражданско правоотношение, които „НОВА ТРЕЙД“ обикновено обработва са следните:

За какви цели ще използваме Вашите данни?

Предоставените от Вас лични данни ще бъдат използвани за целите на администриране на  трудовото (гражданското) правоотношение, включително но не само:

• Сключване, изменение и прекратяване на трудови или граждански правоотношения
• Изплащане на заплати, допълнителни възнаграждения и бонуси, както и възнаграждения по граждански договор;
• Отчетност и контрол върху извършената работа по граждански договор;
• Предоставяне на допълнителни облаги за служители, които в зависимост от политиката на „НОВА ТРЕЙД“ биха могли да бъдат медицинска застраховка, карти за спорт и транспорт, ваучери за храна и др.;
• Използване на записите от системата за видеонаблюдение за осигуряване на сигурност в сградите, в които осъществявате трудовите си задължения;
• Използване на записите от картовата система за достъп както за целите на осигуряване на сигурност, така и за контрол за спазване на трудовата дисциплина;
• Осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд;
• Управление и развитие на човешките ресурси, подобряване условията на труд, продължаващо обучение, годишна оценка на представянето, сертификация на служители и изпълнители на услуги;
• Обучения относно продукти и услуги, предоставяни от „НОВА ТРЕЙД“;
• Обработване на здравни данни с цел администриране на отпуски, трудови злополуки, осигуряване на специални условия за труд на хора с увреждания и други съгласно действащото трудово и социалноосигурително законодателство;
• Администриране и планиране на бюджети на „НОВА ТРЕЙД“;
• Обработване на информация с цел съответствие със законодателни изисквания, включително избягване на конфликт на интереси и корупционни практики;
• Установяване и упражняване на правни претенции във връзка с трудови или граждански правоотношения.

С кого можем да споделяме Вашите лични данни?

„НОВА ТРЕЙД“ зачита и пази поверителността на Вашите лични данни. При спазване на законовите изисквания е възможно „НОВА ТРЕЙД“ да разкрие Ваши лични данни на следните лица:

• Доставчици на услуги: Когато използваме доставчици на услуги, свързани с управление на човешките ресурси, техническа поддръжка на вътрешни информационни системи и оперативна поддръжка на дейността ни, е възможно „НОВА ТРЕЙД“ да разкрие лични данни. Подобно разкриване на данни се осъществява само при наличие на основателна причина за това и въз основа на писмена договорка получателите да осигурят адекватно ниво на защита.
• Допълнителни облаги на служители: За да може да предостави социални придобивки на своите служители, „НОВА ТРЕЙД“ може да разкрие Ваши лични данни на дружествата, предоставящи тези услуги, включително пенсионно-осигурителни дружества, дружества предоставящи карти за спорт и транспорт, ваучери за храна и други.
• Държавни и общински органи: В изпълнение на своите законови задължения, „НОВА ТРЕЙД“ може да бъде задължена да разкрие лични данни на служители или лица по гражданско правоотношение при изрично указание на държани или общински органи. При разкриване на лични данни на държавни органи ще се стремим да съдействаме на тези органи при техните запитвания, но също така ще се стремим да зачитаме правата и неприкосновеността на личния живот на нашите служители, доколкото това е възможно.
• Други дружества в Групата на „НОВА ТРЕЙД“: За административни цели (напр. финансово управление, управление на ИТ инфраструктура, управление на сигурността, ЗБУТ), както и за управление на човешките ресурси, включително организиране на вътрешнофирмени и външни обучения или за определяне на система на мотивация на служителите, е възможно „НОВА ТРЕЙД“ да сподели Вашите лични данни с други дружества в Групата на „НОВА ТРЕЙД“ на територията на България. Подобно разкриване на лични данни се извършва при спазване на приложимото българско и европейско законодателство.
• Партньори за целите на организиране на командировките: Ваши лични данни могат да бъдат разкрити на хотели и туристически агенции.

За какъв срок съхраняваме Вашите лични данни?

„НОВА ТРЕЙД“ съхранява личните Ви данни в съответствие с Политиката за съхранение на данни и приложимото законодателство. Вашите лични данни ще бъдат съхранявани от Дружеството само за периода, необходим за изпълнение на целите, за които личните данни са събрани първоначално, освен ако не е налице законово задължение или друго законово основание за съхранение за по-дълъг период от време.

„НОВА ТРЕЙД“ съхранява отделните документи, които администрира за целите на трудовото/гражданското правоотношение, както следва:

• Болнични листове 5 години, считано от 1 януари на годината, следваща годината, в която са издадени.
• Ведомости за заплати – 50 години.
• Документи, свързани с граждански договор – 5 г. след прекратяване на гражданския договор, освен ако не е предвиден по-дълъг срок съгласно приложеното законодателство.

За по-подробна информация относно сроковете за съхранение на всички документи, които „НОВА ТРЕЙД“ обработва за целите на служебни или граждански правоотношение, можете да се обърнете към „НОВА ТРЕЙД“ и да поискате копие от Политиката за съхранение и унищожаване на документи.

Сигурност и неприкосновеност на личната информация

„НОВА ТРЕЙД“ поддържа подходящи административни, технически и организационни мерки, предназначени да спомогнат за опазването на сигурността и неприкосновеността на личните данни на служителите и да ги защитят от случайно или незаконно унищожаване, случайна загуба, неразрешено коригиране, разкриване или достъп, злоупотреба и всяка друга незаконна форма на обработка.

Достъп до лични данни на работници и служители имат само служителите, които ръководят трудовите процеси и служителите от отдел ТРЗ и Ръководител информационни и комуникационни технологии;

Изолзва се  контрол на достъп и видеонаблюдение на територията на цялото предприятие; Помещенията, където се обработват и съхраняват лични данни са с ограничен достъп само за служителите, обработващи тези данни;

За изпълнение на своите задължения за защита на личните данни на служителите си, „НОВА ТРЕЙД“ е осигурил защитени сървъри, намиращи се на територията на дружеството, до които има достъп само отдил Информационни технологии  – ръководител и специалист.

„НОВА ТРЕЙД“ провежда обучения на своите служители по отношение на политиките и процедурите за защита на личните данни.

Международни трансфери на лични данни

Към момента „НОВА ТРЕЙД“ не трансферира Ваши лични данни към държави извън ЕС и ЕИП. „НОВА ТРЕЙД“ се ангажира да Ви уведоми своевременно, в случай на съществени промени в списъка на международните партньори, които могат да имат достъп до Вашите лични данни.

Вашите права по отношение на личните Ви данни

При спазване на българското законодателство, Вие имате следните права спрямо личните Ви данни, обработвани от „НОВА ТРЕЙД“:

1. да получите достъп до Вашите личните данни, които „НОВА ТРЕЙД“ обработва, и да получите копие от тях;
2. при непълнота или неточност в данните, които „НОВА ТРЕЙД“ обработва, личните Ви данни да бъдат коригирани;
3. да поискате данните Ви да бъдат заличени, когато са налице условията за това. Такива случаи са ако е постигната целта, за която данните са събрани; оттеглили сте съгласието си, когато обработката се базира на съгласие и няма друго законово основание за обработка; данните Ви се обработват незаконосъобразно и други;
4. в определените от закона случаи да изискате обработката на личните Ви данни да бъде ограничена;
5. в определените от закона случаи, да направите възражение срещу обработването на Вашите лични данни;
6. да упражните правото си на преносимост на данните и да поискате данните Ви да бъдат предоставени в структуриран, общоупотребяван и машинно-четим формат;
7. да оттеглите даденото от Вас съгласие, когато за обработването на личните Ви данни се основава на съгласие.

Подробна информация относно условията и реда, по който можете да упражните правата си, ще намерите в Политиката за упражняване на правата на субектите на личните данни на „НОВА ТРЕЙД“ на нашия уебсайт https://www.novatrade.bg/   както и в наш офис.

Също така имате право да подадете жалба до Комисия за защита на личните данни, когато са налице съответните предпоставки за това.

Как да се свържете с нас?

В случай че имате въпроси или оплаквания относно настоящето уведомление за поверителност или начините и целите, за които използваме вашите лични данни, можете да се свържете с нашето длъжностно лице по защита на личните данни на следния адрес: БЪЛГАРИЯ, област Пловдив, община Съединение, гр. Съединение 4190, ул. ШИПКА No 3,телефон 032/ 277400 или ел. поща: personaldata@novatrade.bg.

Актуализиране на уведомлението за поверителност

Настоящето уведомление може да се актуализира периодично, за да отрази промените в практиките за защита на личните данни на служителите на „НОВА ТРЕЙД“. Дружеството поема ангажимента да Ви уведоми за всички съществени промени в уведомлението.